Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah program pengolah data base yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain sebagainya. Mungkin pada saat ini banyka yang menganggap bahwa microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna.

Microsoft Access  Merupakan progam aplikasi perangkat manajemen  yang luwes yang bisa di gunakan untuk mengurutkan, menyeleksi dan mengatur informasi penting yang diperlukan. Kemudahan penggunaannya menjadikan software ini banyak digunakan baik oleh pengguna komputer yang baru mengenal  maupun yang sudah berpengalaman.
beberapa materi di dalam Ms.Access.

Tipe Data

Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu : 

  1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

  1. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.

  1. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.

  1. Date/Time (Semua data dalam bentuk tanggal dan waktu)
  2. Currency (data angka yang di format dalam bentuk mata uang)
  3. Auto Number (Menampilkan nomer urut secara otomatis)
  4. Yes/No (Data dalam bentuk logika True/False, On/Off).
  5. OLE Object. OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.
  6. Hyperlink (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)
  7. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

membuat database baru

Untuk menjalankan Microsoft Access langkahnya sebagai berikut:

  1. Klik Start
  2. Klik All Programs
  3. Klik Microsoft Access. Setelah itu segera tampil jendela Microsoft Access
  4. Klik Blank Database, karena kita akan membuat database baru. Setelah Anda mengklik Blank Database, maka akan tampil kotak dialog Create databae
  5. Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan file Database baru Anda, misalnya di My Document
  6. Ketikkan sebuah nama file untuk Database baru Anda, misalnya LATIHAN.
  7. Klik Create. Access secara otomatis akan menambahkan ekstensi .mdb ke nama file itu.
  8. Teks di bagian atas di batang judul jendela database berisi nama dalam contoh ini bernama LATIHAN. Dalam Microsoft Access 2002 (XP) jendela database mempunyai  dua bagian, bagian sebelah kiri menampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek database dan shortcut untuk menciptakan objek baru
  9. Di bawah heading objects, ada beberapa tipe objek yang bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan, jika Anda mengklik Tables, maka Microsoft Access akan menampilkan semua tabel dalam database yang letaknya di bagian kanan jendela Database.

TABEL

 Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men-sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.

Membuat Tabel Database :

  • Pilih Menu Create, Table Design
  • Ketik nama Field pada tiap baris dari kolom Field Name, lalu enter
  • Tentukan Tipe Data dengan cara meng-klik pada kata Text dari kolom Data Type. Pilih tipe data yang anda gunakan. Secara otomatis, tiap field diberi tipe Text
  • Tentukan Panjang Field pada bagian bawa di baris Field Size. Secara otomatis, panjang field adalah 255. Ganti angka 255 sesuai dengan panjang field yang anda gunakan.
  • Setelah selesai, langkah selanjutnya menentukan Primary Key dari Tabel dengan cara :
  • Klik kanan mouse di sisi kiri dari Field ID_Dokter yang akan digunakan sebagai Primary Key.
  • Pilih Primary Key.
  • Lakukan cara yang sama untuk membatalkan Primary Key.
  • Simpan tabel dengan mengklik tombol  Disket atau dengan  menekan CTRL + S. Simpan dengan nama Dokter
  • Dengan cara yang sama, anda dapat membuat Tabel Pasien dengan Primary Key ID_Pasien dan Tabel Rawat tanpa menggunakan Primary Key.

 Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Ada beberapa macam relationship, yaitu :

 QUERY

Query digunakan untuk memanipulasi data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

  • DDL (Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
  • DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.
  •  pilih tab menu Create >> Query Design maka akan tampil tabel yang sudah pernah dibuat.
  • Pilih tabel yang ingin di jadikan query dan klik tombol Add, disini sobat bisa memasukkan beberapa tabel ke dalam query dari menu Add tadi, kemudian kalau tabelnya sudah dimasukkan baru klik tombol Close
  • Kemudian masukkan nama field yang akan sobat bentuk menjadi query dengan mengerjakan perintah yang ada dalam QBE (Query By Example) yang terdapat di bagian bawah jendela lembar kerja design dari sebuah query dan mengaturnya, adapun keterangan yang ada di dalamnya meliputi
  • Klik pada tabel Field maka akan muncul semua field yang ada dalam tabel, sobat pilih salah satu dan ulangi langkah ini untuk menampilkan field-field lain yang ingin di masukkan ke dalam query. Untuk lebih jelasnya bisa di lihat pada gambar dibawah
  • Query yang sudah buat dapat dijalankan/tampilkan hasilnya dengan memilih menu View >> Datasheet View sehingga hasilnya akan di tampilkan seperti ini
  • Setelah berhasil membuat query selanjutnya silahkan di Save/simpan dengan memilih tombol Save atau File >> Save Object As dan namai query sesuai keinginan sobat dan klik OK.

Keterangan:

Field = Nama Field yang ingn ditampilkan

Table = Nama Table dari Filed tersebut

Sort = Mengurutkan Data hasil query

Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak

Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

FORM

Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

Cara Membuat Form di Microsoft Access:

  1. Siapkan data yang akan dibuat form dengan menggunakan Microsoft Access
  2. lalu pilih create di menubar kemudian klik more forms kemudian pilih form wizard.
  3. kemudian pilih data yang mana saja yang akan dimasukkan dengan mengklik panah seperti digambar.
  4. Setelah selesai menginsert data yang akan dibuat lalu klik next.
  5. kemudian pilih layout columnar lalu klik next
  6. setelah itu pilih model style untuk form
  7. dan inilah hasil dari form yang telah dibuat

REPORT

Report digunakan untuk membuat laporan.

 

sumber : http://candahastiti.blogspot.com/2017/02/materi-microsoft-access-2007.html

 

 520 total views,  2 views today